Assenze in azienda: snellire e ottimizzare la gestione di ferie e permessi



La gestione delle assenze rappresenta una delle aree di maggior dispendio di tempo nell’ambito dei processi HR. Si tratta di un aspetto di particolare criticità:

  • Per i dipendenti: che si trovano ad affrontare lunghi tempi di attesa e complesse modalità di richiesta ferie e permessi;


  • Per l’amministrazione: nella gestione, organizzazione e controllo dei permessi richiesti.



La mancanza di uno strumento a supporto causa lungaggini dovute, in particolar modo, alla complessità dei processi autorizzativi e alla necessità di gestire esigenze diverse e particolari.



La presenza di molteplici responsabili, infatti, fa sì che la richiesta di permessi o ferie affronti più passaggi per la sua approvazione, spesso complicati dalla mancanza di comunicazione e aggravati dalla poca chiarezza nella definizione dei ruoli.



Velocizzare e rendere efficiente la gestione delle assenze grazie a strumenti informatici può avere un duplice impatto positivo: primo sulla employee satisfaction, in quanto permette al dipendente di richiedere permessi e ferie facilmente, ottenendo una risposta immediata, in linea con le esigenze di work-life balance, secondo sul miglioramento generale dei processi gestionali.




Nubess HR permette di:



  1. Definire per ogni dipendente il relativo ruolo e posizionarlo all’interno dell’organigramma aziendale.

    Una volta stabilite le relazioni gerarchiche, sarà possibile ottenere tale organigramma, visibile per operatori o per ruoli, definendo chiaramente il processo autorizzativo.

    In questo modo, quando il dipendente richiede un permesso o un periodo di ferie, la notifica arriverà direttamente al responsabile predefinito che potrà accettare o meno la richiesta;



  2. Redigere, grazie all’App Dipendenti, la richiesta di assenza direttamente da smartphone per inviarla al responsabile, in modo intuitivo ed immediato;



  3. Permettere al dipendente di supervisionare, in piena autonomia, lo stato della sua domanda dall’invio fino all’accettazione, senza dover richiedere continui aggiornamenti all’amministrazione;



  4. Fornire un prospetto sia al dipendente che all’amministrazione del monte ore lavorative o di assenteismo;



  5. Associare ad ogni addetto le esigenze e richieste di permesso particolari, allegando la documentazione.





In generale, Nubess HR è in grado non solo di dimezzare i tempi necessari all’amministrazione per gestire le richieste di ferie e permessi, ma anche di rappresentare un valore aggiunto per il dipendente, grazie alla semplicità di utilizzo fornita dall’App Dipendenti.





DIPENDENTE


  • Può redigere la richiesta di permesso o ferie in qualsiasi luogo, momento e con la massima semplicità;

  • Invia direttamente la richiesta al responsabile, con piena chiarezza dei processi autorizzativi;

  • Può richiedere permessi particolari con facilità, senza lunghi procedimenti;

  • Nessuna compilazione di moduli complessi;

  • Piena visibilità del monte ore permessi e ferie.

RESPONSABILE HR

  • Viene meno il ruolo di supporto nella fase di compilazione ed invio della richiesta;

  • Riduce i tempi grazie alla presenza di un organigramma definito;

  • Può associare ad ogni addetto le esigenze autorizzative particolari, allegando la relativa documentazione;

  • Nessun foglio, la richiesta arriva sul telefono del responsabile che può firmare digitalmente;

  • Piena visibilità del totale delle ore lavorate, di assenteismo, periodi di ferie di ogni dipendente.