La gestione informatizzata dei rimborsi spesa

Spesso le aziende si trovano a dover gestire una grande quantità di rimborsi spesa che contribuiscono ad accrescere il carico di lavoro in capo all’amministrazione, visto l’accumularsi di fogli di carta, scontrini e fatture.

NUBESS HR digitalizza la gestione dei rimborsi spesa informatizzando tutti i relativi documenti permettendo, di fatto, di ottimizzare sia l’organizzazione che l’archiviazione ed evitare anche sanzioni amministrative.

Nello specifico, l’App Dipendenti permette di semplificare questo processo, visto che da qui l’utente può scattare una semplice fotografia con il proprio smartphone, in qualsiasi luogo e momento redigendo in modo preciso, puntuale ed immediato la richiesta di rimborso spese che sarà inviata direttamente al responsabile e archiviata all’interno del software.

In questo senso l’azienda può gestire facilmente la ricezione, l’archiviazione e il pagamento delle richieste di rimborso, riuscendo a supervisionare in modo organizzato tutto il processo.

Da App Dipendenti, accedendo alla sezione “Rimborsi Spesa” si compilano le informazioni relative a:


  • Tipologia: specificando se consiste in un rimborso di tipo analitico (l’importo conferito al lavoratore corrisponde a quello riportato dalla documentazione fornita), forfettario (importo fisso stabilito dai contratti collettivi), misto (l’importo deriva dall’applicazione delle tipologie precedenti). In questo caso, è possibile specificare ulteriormente l’origine del costo, specificando, ad esempio, se si tratta di spesa di vitto, alloggio, viaggio, etc.

  • Data in cui è stata effettuata: grazie al calendario è possibile selezionare la data esatta in cui è stato effettuata la spesa;

  • Importo: oltre all’ammontare delle spese è possibile specificare anche la modalità di pagamento (carta di credito, bonifico bancario, contanti, etc.)

  • Luogo: nel quale è stata sostenuta, questo dato è rilevante al fine della distinzione tra spese avvenute all’interno ed all’esterno del comune alla stregua della diversa tassazione alla quale sono sottoposti.

  • Eventuali Note aggiuntive volte ad inserire ulteriori dettagli relativi all’entità della spesa.

In pochi semplici passi è possibile compilare la richiesta di rimborso e, in un secondo momento, supervisionare lo stato della propria domanda controllando se è in stato di approvazione o se è stata approvata, rifiutata ed infine pagata.

In questo modo è possibile, non solo semplificare il lavoro dell’amministrazione, ma anche garantire maggiore autonomia al personale.